Assistant(e) Exécutif(ve) | Executive Assistant Job Listing at Alcoa in Montreal, QC (Job ID Req-33219)

Description

Shape Your World

At Alcoa, you will become an essential part of our purpose: to turn raw potential into real progress. The way we see it, every Alcoan is a work-shaper, team-shaper, idea-shaper, world-shaper.

À propos du poste

Dans ce rôle, vous fournirez un soutien administratif exécutif de haut niveau directement au Vice-président des projets, ainsi qu'une assistance aux membres de l'équipe des opérations au besoin, tout en faisant preuve de discernement dans l'exécution de vos tâches avec une grande autonomie.

Vous contribuerez à favoriser des relations efficaces entre les dirigeants et les différentes interfaces de l'organisation grâce à une communication claire, positive et axée sur les résultats, tout en cherchant à comprendre les autres. Vous assurerez la liaison avec des gestionnaires et une base de clients/fournisseurs répartis géographiquement. Ces interactions devront être influentes et, si nécessaire, affirmées afin de résoudre rapidement et de manière satisfaisante les problèmes, ce qui exige une réflexion claire sur les alternatives et une capacité décisionnelle assurée.

Plus précisément, vous devrez :

• Gérer et coordonner l'agenda, la documentation et la logistique du VP Projets afin de l'aider à concentrer ses efforts sur les priorités essentielles à l'atteinte des résultats commerciaux, maintenir les relations clés avec les parties prenantes internes et externes, et assurer une communication efficace et en temps opportun.
• Assurer la coordination des déplacements des dirigeants et d'autres leaders désignés d'Alcoa, y compris les demandes de visa, l'hébergement, la réconciliation des cartes de crédit et les tâches liées à la mobilité.
• Soutenir la coordination et la facilitation des visites VIP et des interfaces externes.
• Coordonner et faciliter les réunions de l'équipe de direction en établissant l'ordre du jour, les documents préparatoires, en prenant note des discussions et en assurant le suivi des actions. Responsable de la gestion de toute la documentation liée à l'équipe de direction ainsi que de la distribution des communications à toutes les parties, y compris le personnel à l'étranger et sur site.
• Organiser des événements clés tels que des ateliers ou des forums pour les équipes et les fonctions élargies.
• Fournir des données/rapports/présentations précis pour respecter des délais serrés et parfois concurrents, et rassembler toutes les informations nécessaires à la production de rapports mensuels et trimestriels, de présentations et de données statistiques selon les exigences du gestionnaire.
• Comprendre l'orientation stratégique, les plans, les objectifs et les priorités d'Alcoa, les initiatives en cours et les enjeux plus larges touchant la région, afin de mener divers projets et activités qui optimisent les processus administratifs.

Ce que vous apportez au poste :

• Diplôme d'études secondaires ou certificat pertinent requis.
• Diplôme en administration (souhaité)
• Plus de 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) exécutif(ve) dans un rôle et une industrie similaire
• Niveau expert en communication professionnelle écrite et orale en français et en anglais puisque vous devez interagir avec des parties prenantes à travers le monde.
• Niveau élevé de maturité émotionnelle : confiance en soi, résilience, conscience de soi et capacité à reconnaître quand les autres ont besoin d'aide ou de soutien.
• Capacité démontrée à maintenir un environnement d'équipe positif et, par son comportement, à contribuer à bâtir une organisation fondée sur la confiance.

Ce qui est offert :

Pour vous soutenir, vous et votre famille, au-delà du travail, Alcoa offre un ensemble d'avantages sociaux exceptionnels à compter du premier jour d'emploi. En plus des avantages médicaux, nous offrons des programmes structurés de télétravail, des groupes de ressources, des options de plans de retraite et un plan de vacances de premier ordre pour un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

• Horaire flexible, possibilité de télétravail en mode hydride;
• Rémunération globale attirante;
• Avantages sociaux bonifiés;
• Régime de retraite à cotisation déterminée;
• Programme de rémunération incitative (Bonis);
• Télémédecine (Dialogue);
• Plan d'aide aux employés;Événements corporatifs et activités sociales.

Alcoa est fier d'être un milieu de travail offrant l'égalité des chances en matière d'emploi et d'être un employeur d'action positive. 

Il fait également parti des groupes d'inclusion mondiaux (AWARE, AWN, EAGLE, ABLE).

Executive Assistant

About the role

In this role, you will provide direct high level executive administrative support to the Vice President Projects as well as executive assistance to the broader Operations team members as required while exercising judgement in the performance of duties under a high degree of autonomy.

You will assist and support fostering of effective relationships between leaders and the interfaces within the organization through clear, positive, outcomes focused communications and seeking to understand others. Liaise with geographically dispersed managers and customer/supplier base. Such interaction is expected to be of an influencing and where necessary assertive nature to ensure issues are resolved quickly and satisfactorily, requiring clear thinking of alternatives, and confident decision-making ability.

More precisely, you will:

• Manage and coordinate the VP Projects calendar, documentation and logistics to assist him to focus effort on the priorities which are important to achieving the stated business outcomes, maintain key internal and external stakeholder relationships and to ensure timely, effective communication.
• Responsible for coordination of travel arrangements for the executives and other designated Alcoa leaders, inclusive of visa applications, accommodation, credit card reconciliation and related travel mobility tasks.
• Responsible for supporting coordinating and facilitating VIP and Executive visits and external interfaces.
• Coordinate and facilitate lead team meetings by setting the agenda, pre-reading resources, noting discussion and tracking action items including follow up. Is accountable for managing all related lead team documentation as well as distribution of communications to all parties, including overseas and location personnel.
• Organising key events such as workshops or forums for the teams and broader functions.
• Provide accurate data/reports/presentations to meet tight and at times, competing deadlines and collation of all information to produce monthly and quarterly reports, presentation material and statistical data to meet Manager's requirements.
• Understand the strategic direction, plans, objectives and priorities of Alcoa, the current initiatives and broader issues affecting the region, to undertake a range of projects and activities that optimise administrative processes.

What you bring to the role:

• High School or Relevant Certificate Qualifications is essential.
• Business diploma (desirable)
• 5 years+ high level Executive Assistant experience in similar role and industry
• Expert level of business professional written and verbal communication in both French and English
• Highly developed level of emotional maturity such they are self-confident, resilient, display self-awareness and can recognize when others may need help or support.
• Demonstrated ability to maintain a positive team environment and through their behaviours helps to build a high trust organization.

About the Location

Alcoa's Canadian headquarters in Montreal is located in the economic lung of Quebec, in the heart of a dynamic city young, and at the forefront of innovation. Working for Alcoa in Montreal means getting to the heart of issues in the Quebec, Canadian and international context. Our company supports career development and there are many opportunities for our team to progress.

We are values led, vision driven and united by our purpose of transforming raw potential into real progress.  Our commitments to Inclusion, Diversity & Equity include providing trusting workplaces that are safe, respectful and inclusive of all individuals, free from discrimination, bullying and harassment and that our workplaces reflect the diversity of the communities in which we operate.

This is a place where you are empowered to do your best work, be your authentic self, and feel a true sense of belonging. Come join us and shape your career!  

Your work. Your world. Shape them for the better.